O que é Nota Fiscal e para que ela serve?

A importância deste documento fiscal ainda é desconhecida por algumas pessoas, que se perguntam para que serve nota fiscal e têm dúvidas sobre o processo para sua emissão.

A Nota Fiscal é um documento oficial que registra as vendas e serve como comprovante de compra para o cliente. Sempre que a empresa efetuar uma venda é preciso emitir uma NF e entregar para o cliente.

O projeto de digitalização da nota fiscal começou em 2006, com o objetivo de facilitar a vida do contribuinte e agilizar o trabalho da Receita Federal.

Quem precisa emitir nota fiscal?

A emissão de Nota Fiscal é uma obrigação de empresas que contribuem para o ICMS ou IPI, com ressalva para negócios enquadrados no MEI.

Porque exigir a nota fiscal no momento da compra?

É partir da emissão da Nota Fiscal que se comprova uma transação e ocorre a fiscalização e recolhimento dos devidos tributos sobre as operações das empresas, sendo utilizada como um documento válido legalmente que comprova a transação comercial, tanto para quem emite como para quem compra.

É utilizada também para controle físico e financeiro da empresa. É através de dados extraídos da NF que a contabilidade calcula os impostos, o financeiro pode fazer uma estimativa de faturamento e os responsáveis pelo estoque dos produtos podem organizar as entregas e a produção.

Caso a empresa não emitir NF, pode sofrer penalidades por praticar sonegação de impostos, ou acarretar sérios problemas para uma empresa, que vão desde a desorganização da gestão financeira chegando até a configurar crime de sonegação fiscal.

Qual o objetivo de uma Nota Fiscal?

O seu objetivo é comprovar a existência de uma transação comercial e apurar os devidos impostos destra transação.

Para o empresário, a Nota Fiscal ajuda no controle de entradas e saídas, nos impostos pagos e no faturamento, além de servir como prova da regularidade em caso de auditorias e fiscalizações.

Para o consumidor, serve como comprovante de compra para requisição de garantia, troca ou devolução e, também como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal.

O documento deve ficar guardado por até 5 anos, para prestação de contas caso haja alguma fiscalização.

Como funciona a emissão da Nota Fiscal?

A emissão da NF deve ser feita de acordo com a natureza do serviço que a sua empresa presta, que pode ser:

Produto: para bens e mercadorias, podendo ser de compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação, etc;

Serviço: para prestação de serviços;

Consumidor: na venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo (equivalente ao cupom fiscal).

O Microempreendedor Individual é a única exceção quando se trata de obrigatoriedade na emissão de nota na venda para pessoa física.

Tipos de Notas e Documentos Fiscais:

NFS-e: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, usada por empresas prestadoras de serviços;

NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final;

NF-e: Nota Fiscal de Produto Eletrônica, utilizada por empresas que vendem produtos físicos por lojas físicas ou online;

Cupom Fiscal: Documento simplificado sobre a venda, emitido pelo ECF, utilizado como comprovante da venda no varejo e impressão realizada por uma impressora fiscal;

CT-e: Conhecimento de transporte eletrônico, que registra as operações de transporte rodoviário de carga;

CF-e: Cupom fiscal eletrônico S@t, Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos, documento fiscal emitido por parte do varejo de SP que transmite automática via internet à Secretaria da Fazenda;

CF-e: Mfe, Cupom Fiscal eletrônico emitido por um Módulo Fiscal Eletrônico pelo estado do Ceará.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?

A nota fiscal de produto (NF-e) e a de consumidor devem ser emitidas por um software que faça a transmissão para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado.

Já a nota fiscal de serviço (NFS-e) deve ser emitida por um sistema próprio, ou no site da prefeitura onde a empresa está instalada.

A NF possui vários benefícios, veja alguns:

    Regularização perante os órgãos de fiscalização;

    Melhoria da imagem da empresa no mercado;

    Otimização dos processos de emissão e gestão de notas fiscais;

    Redução de erros e retrabalhos;

    Centralização do controle de faturamento;

    Melhoria na administração contábil;

    Melhoria no controle financeiro;

    Facilitação do cumprimento de obrigações acessórias.

    Caso não tenha certeza sobre a sua obrigação, fale com um contador e tire suas dúvidas.

Para deixar tudo dentro da lei e a empresa mais organizada, conte com um bom sistema para descomplicar e muito o seu processo de emissão de NF, facilita o dia a dia da empresa, tornando a contabilidade prática e descomplicada.

Ligue e fale com um dos consultores da Digisat para saber qual sistema mais se adapta a sua empresa.